Comment créer un email professionnel ?

En résumé

Pour créer votre adresse email professionnelle, vous devez commencer par enregistrer votre nom de domaine, choisir une solution de messagerie pro (Google, Microsoft, hébergeur web..) et configurer les enregistrements DNS (TXT, MX..). Vous pouvez alors créer votre email professionnel et tester l’envoi et la réception. Si vous le souhaitez, vous pouvez également le configurer avec la boîte mail que vous souhaitez utiliser et apprendre les bonnes pratiques pour des mails efficaces sans tomber dans les spams.

SOMMAIRE

1. Pourquoi créer votre email professionnel ?

Votre adresse email professionnelle est une adresse personnalisée qui inclut votre propre nom de domaine, elle vous apporte donc plus de crédibilité auprès de vos interlocuteurs (clients, partenaires, fournisseurs..). Elle vous sert également à promouvoir le nom de votre entreprise qui est alors plus visible, ainsi que votre site web s’il existe (via la partie du nom de domaine dans l’email).

Au-delà et avec les bonnes pratiques, elle vous permet d’éviter plus facilement que vos mails arrivent en spam.

2. Les étapes pour créer votre email professionnel

a. Enregistrer votre nom de domaine

Pour choisir et enregistrer votre nom de domaine, rendez-vous sur l’article dédié à ce sujet. Veillez à choisir un bureau d’enregistrement qui inclut à moindres frais une solution de messagerie pro avec votre nom de domaine.

b. Choisir une solution de messagerie pro

Plusieurs solutions de messagerie pro s’offrent à vous (Google Workspace, Microsoft 365 Business..) mais pour un choix plus économique, je vous conseille de passer par le fournisseur de votre nom de domaine.

c. Configurer les enregistrements DNS

Si vous avez choisi une solution de messagerie pro auprès d’un autre fournisseur que celui de votre nom de domaine :

• Vous devez valider votre domaine en ajoutant l’enregistrement TXT (transmis par le fournisseur choisi) dans les enregistrements DNS de votre nom de domaine. Cela permet de prouver que le domaine vous appartient
• Ensuite, il vous faut configurer les enregistrements MX (Mail eXchanger) de votre nom de domaine pour qu’ils dirigent les emails associés vers les serveurs de votre solution de messagerie pro

Dans tous les cas et s’ils ne sont pas déjà créés par la solution de messagerie pro choisie, il est conseillé d’ajouter les enregistrements DNS suivants pour améliorer la délivrabilité de vos mails et éviter qu’ils arrivent en spam :

• SPF (Sender Policy Framework) : Liste les serveurs autorisés à envoyer des mails avec votre nom de domaine
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) : Authentifie les mails envoyés via le DMARC
• DMARC (Domain Message Authentication Reporting & Conformance) : Indique s’il faut rejeter, mettre en quarantaine ou distribuer les mails envoyés qui ne passent pas les contrôles SPF/DKIM

d. Créer votre email professionnel

Pour qu’il soit professionnel et lisible, choisissez une structure d’adresse au format « prénom.nom@domaine.com ».

Vous pouvez également utiliser un alias comme « contact@domaine.com » ou d’autres pour vos différents services comme « compta », « SAV »..

Pensez à vérifier l’envoi et la réception des mails à partir de la boîte mail.

e. Configurer votre email avec une boîte mail

Pour accéder à vos mails via une autre boîte mail (Gmail, Outlook, Thunderbird..), vous pouvez y connecter votre email pro pour la réception comme pour l’envoi.

Quelques définitions utiles :

• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) : Pour envoyer et recevoir des mails
• POP (Post Office Protocol) : Pour récupérer vos mails sur un serveur
• IMAP (Internet Message Access Protocol) : Pour accéder à vos mails via différentes boîtes mails et appareils (à préférer au protocole POP)
• SSL (Secure Sockets Layer) : Authentifie le propriétaire d’un nom de domaine et chiffre les données entre le serveur et le navigateur de l’utilisateur
• TLS (Transport Layer Security) : Assure qu’aucun tiers ne peut intercepter et falsifier les données entre le serveur et le navigateur (version améliorée de SSL)

Une fois votre email pro connecté, vérifiez l’envoi et la réception des mails à partir de la nouvelle boîte mail (les mails reçus peuvent prendre plusieurs minutes à arriver).

f. Bonnes pratiques

Maintenant que vous avez créé votre email professionnel, assurez-vous que vos mails vous apportent crédibilité, efficacité et simplicité tout en évitant les spams :

• Objet : Son objectif est d’inciter à ouvrir votre mail, soyez donc pertinent et concis (5-7 mots) et n’hésitez pas à mentionner toute information qui peut faire comprendre au destinataire que vous avez déjà été en contact si tel est le cas (son nom et prénom qui peuvent également réduire l’arrivée en spam, mention d’une demande de sa part..)
• Contenu : Votre mail peut être purement informationnel ou comme c’est plus généralement le cas, vous pouvez attendre une réponse ou une action en retour. Veillez dans tous les cas à bien structurer votre mail avec vos salutations, une courte introduction, un message organisé en courts paragraphes (voire mettre les informations clées en gras) et, si nécessaire, un appel à l’action clair après avoir précisé l’intérêt pour eux. Vous pouvez également terminer sur une formule de politesse.
• Signature : Pour faire comprendre qui vous êtes et faciliter la recherche d’informations à votre sujet et la prise de contact, faites simple avec votre nom, poste, entreprise, site web et téléphone. Pour marquer les esprits, il peut être intéressant de créer une signature animée à l’aide d’un GIF.

• Ne pas oublier :

• • Le mobile : La plupart de vos destinataires consulteront votre mail depuis leur mobile, veillez donc à bien rédiger des paragraphes courts
  • Le réseau : Dans le cas où vos destinataires n’auraient pas une bonne connexion au moment où ils consultent votre mail, évitez d’ajouter des images trop lourdes
  • La délivrabilité : Vérifiez que vos mails sont bien reçus sur les principales boîtes mail (Gmail, Outlook, Apple Mail..) et évitez tout ce qui peut déclencher la mise en spam ou d’envoyer plusieurs mails à une personne qui n’y donnerait pas suite. Vous pouvez également connecter votre domaine à Postmaster Tools (outil de Google) pour identifier les problèmes de délivrabilité.

Conclusion

Les étapes pour créer votre email professionnel et les bonnes pratiques pour vos mails sont importantes pour votre crédibilité et votre efficacité.

En tant que créateur expérimenté de sites web, de newsletters et de solutions d’e-mailing, je suis à votre disposition si vous avez une question 🙂

La plupart de mes offres incluent entre-autres la création de votre email professionnel, alors n’hésitez pas à les consulter !